Management

L’entretien Professionnel

Qui du Manager ou de la DRH peut réaliser l’Entretien Professionnel
Obligatoire ?

L’entretien professionnel, une nouvelle contrainte pour l’employeur

La loi du 5 mars 2014 fait obligation à tout employeur de réaliser au moins tous les 2 ans un entretien dit « professionnel ».

L’objet de cet entretien est de faire un point sur la carrière du salarié, pour mieux accompagner son évolution professionnelle possible et/ou souhaitée, et identifier les besoins de formation. Ce bilan de carrière doit être traité de façon distincte des questions d’appréciation de la qualité du travail, des compétences ou de l’évaluation de la performance, même s’il y a une corrélation indéniable entre les uns et les autres…

Généralement, l’entretien de carrière pouvait être abordé lors des entretiens annuels. Il est vrai cependant que certaines entreprises redoutaient le sujet, car elles se trouvaient dans l’incapacité de promettre des promotions, voire même de simples augmentations.

L’entretien professionnel doit aujourd’hui faire l’objet d’un traitement obligatoire et bien identifié.

Dès lors, et puisque la loi impose la séparation entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel, il serait judicieux de poser la question :

 Qui dans l’entreprise est le plus à même d’évoquer le futur professionnel d’un collaborateur, son Manager ou un membre de la DRH ?

Le manager, interlocuteur naturel du collaborateur

  • Qui mieux que son manager a la proximité suffisante pour écouter ses souhaits d’évolution ou les anticiper ?

  • Qui mieux que son manager connait les compétences et les capacités d’évolution d’un collaborateur, pour le suivre au quotidien dans ses missions ?

  • Qui mieux que son manager peut se prononcer sur l’opportunité de le faire évoluer dans sa carrière professionnelle, parce qu’il connait le contexte opérationnel et a une vision prospective de l’activité (au moins à moyen terme) ?

  • Qui mieux que son manager peut actionner avec succès un levier fort de motivation des membres de son équipe ?

  • Qui mieux que son manager peut identifier et définir les formations qui permettront au collaborateur d’accroître ses compétences pour atteindre l’objectif d’évolution fixé ?…

Si l’entretien annuel est un acte de management majeur, l’entretien professionnel est l’étape qui va clore le point de rencontre important entre un collaborateur et son manager.

Cependant, quelques écueils à éviter

  • Eviter toute confusion entre les deux entretiens, la distinction étant imposée par la loi.

    Ainsi, dans la règle des « 3P » de l’évaluation annuelle (Performance / Professionnalisme / Potentiel), Le « P » de « Potentiel » sera analysé et approfondi au cours de l’entretien professionnel.

  • Se limiter à une vision à court terme

    La pression opérationnelle peut contraindre le manager à n’avoir qu’une vision des résultats immédiats à atteindre (notamment les managers dits intermédiaires, les chefs d’équipes, …)

  • Faire renaître la corrélation évolution/rémunération

    L’écueil qui consistait à mettre le manager en situation de « négocier » le salaire lors de l’entretien annuel a été généralement évité. Sera-ce le cas lors d’un entretien professionnel où l’on parle d’évolution de carrière ? Comment alors éviter le sujet sensible de la rémunération, dont on sait qu’il n’est pas à la main du manager, et qu’il va focaliser l’entretien, non sur un poste et son contenu, mais sur un chiffre en pied de feuille de paie ?

  • Maîtriser les processus de formation

    Le manager a souvent le sentiment de ne pas maîtriser les demandes de formations et autres dispositifs conçus pour favoriser le développement professionnel. Généralement, ces demandes sont intégrées dans un processus informatisé et dont les circuits de décision sont parfois bien éloignés des managers opérationnels

  • Comment dire à son manager qu’on veut le quitter ?

    Enfin, mettons-nous  à la place d’un collaborateur performant, souhaitant évoluer vers de nouvelles responsabilités au sein de son service ou vers un autre service. Comment « oser » s’exprimer en face d’un responsable, qui au mieux n’écoutera pas ses souhaits dans l’objectif de conserver un bon élément, et, au pire, pourrait lui tenir rigueur de vouloir changer de service, l’issue de la demande étant à ce stade, incertaine ?

La DRH, acteur de l’évolution professionnelle des collaborateurs de l’entreprise ?

Certaines entreprises ont donc fait le choix de confier les entretiens professionnels à la Direction des Ressources Humaines. Le bilan, après plus d’un an de mise en place, est manifestement très positif.

L’entretien professionnel, un outil de la GPEC

L’Entretien Professionnel est devenu un outil parce qu’il s’agit de remettre du lien entre la DRH et les collaborateurs.

Etre recruté, se porter candidat en réponse à une annonce interne et informer de son départ sont bien souvent les seuls moments de rencontre d’un salarié avec la DRH.

Or, la DRH a pour responsabilité d’animer et de faire vivre la GPEC ! Pas évident lorsqu’on est rarement en prise directe avec les opérationnels.

L’entretien professionnel est aussi une opportunité pour mieux connaître le passé professionnel de chaque salarié. Loin de se limiter à la prise de connaissance des souhaits d’évolution de carrière des salariés, il peut s’enrichir d’un bilan sur son parcours professionnel, ses domaines de réussite et ses difficultés, ainsi que sur la mise en avant de compétences mises en œuvre pour réaliser ses missions passées.

Il faut donc prendre son temps, prendre de la hauteur et aborder l’entretien dans une logique d’entreprise.

Le support de l’entretien professionnel

En complément des éléments prévus par la loi, le support d’entretien peut s’enrichir de plusieurs questions permettant de mieux comprendre la capacité du collaborateur à s’investir par lui-même dans son développement professionnel : développer son réseau professionnel, sa curiosité sur l’actualité et les évolutions de son métier, enfin sa capacité à garder un « œil » sur le marché de l’emploi, et se former hors des heures de travail …

Il est surprenant de constater comme les salariés, sous contrat CDI, « délèguent » leur destin professionnel à leur employeur !

Un Entretien Professionnel qui se déroule dans un climat de confiance

En abordant le parcours professionnel, les souhaits d’évolution, les formations suivies, le dialogue est clairement centré sur le collaborateur. La dé-corrélation vis-à-vis de l’entretien annuel est plus nette, en ce qu’il ne s’agit pas de refaire le même exercice d’appréciation. L’entretien est plus ouvert, plus sincère, les salariés expriment plus librement leur souhaits d’évolution. Charge à l’interlocuteur de la RH de veiller à ne pas laisser croire que toute demande sera acceptée.

L’exercice n’est pas si simple : écouter, dialoguer, et faire prendre conscience que certains souhaits ne sont pas réalistes, aider le collaborateur à s’investir et à prendre en main son destin professionnel.

La référence aux bilans des évaluations EAE, réalisées par le manager, fait partie d’un ensemble plus large d’éléments de discussion et de décision.

Le plan d’actions pour atteindre les objectifs de professionnalisation

Enfin, le plan d’actions, s’il doit répondre aux attentes du collaborateur, doit aussi être en cohérence avec la politique de formation et être adapté aux outils choisis par l’employeur : tutorat, parcours professionnels et gestion des talents. La DRH semble être la mieux placée pour proposer un plan d’actions pertinent, sous réserve de validation par un Comité Carrière.

Le Comité Carrière, une nouvelle instance pour animer la GPEC

Cette instance est encore réservée à des entreprises d’une certaine taille. La mise en place des Entretiens Professionnels pourrait justifier qu’elle se généralise, même en formation restreinte. Le Comité Carrière anime le développement des carrières, valide les parcours professionnels, alloue les moyens et veille à la cohérence des actions. La dernière question porte sur l’objectif et le contenu des entretiens de carrière des cadres supérieurs … question que nous aborderons ultérieurement

Conclusion et perspectives

La légitimité des Managers et de la DRH à porter les Entretiens Professionnels n’est plus à prouver, chacun les réalisant avec leurs outils et leurs arguments. En revanche, le choix de l’un ou de l’autre sera sans doute opportuniste : question de moyen, la DRH n’a souvent pas l’effectif suffisant.Là encore, si certaines entreprises ont fait le choix de confier les entretiens professionnels aux membres de la DRH, c’est qu’elles ont fait l’effort en structurant une fonction RH en mesure de supporter cette charge de travail !

Pour profiter pleinement de la richesse combinée de la DRH et « du » manager, nous suggérons :

  • Une préparation en commun des entretiens professionnels : notamment, préparer les arguments pour anticiper les questions difficiles

  • Une répartition des rôles lors des entretiens en fonction des situations individuelles rencontrées. L’entretien n’étant pas un « tribunal », il doit rester une tête à tête.

  • A minima, réserver à la DRH les sujets potentiellement délicats : gestion des talents, postes sensibles …

  • Un débriefing en commun, à l’issue des entretiens, et la mise en place d’un plan d’actions concerté entre les managers et la DRH, porté par le Comité Carrières.